Cos’è la Fattura Elettronica verso Privati e le Pubbliche Amministrazioni
Si tratta di una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, che è un sistema informatico in grado di:
- ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
- effettuare controlli sui file ricevuti,
- inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio:
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
- l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Per la firma del file FatturaPA consultare la sezione Firmare la FatturaPA.
Cosa serve per emettere una Fattura Elettronica
- * Un dispositivo di firma digitale, rilasciato dalla Camera di Commercio o da altri organismi accreditati
- * Una casella di posta elettronica certificata
- Abilitazione all’accesso ai Servizi Telematici dell’Agenzia delle Entrate tramite rilascio codice PIN personale (e completamento della procedura di registrazione)
- Abilitazione all’accesso ai servizi on-line di Fatturazione Elettronica del portale FatturaPa.gov.it
* obbligatori
Creare una Fattura Elettronica utilizzando EasyGest
La creazione della Fattura Elettronicaconsiste nella produzione di un file XML da spedire agli enti pubblici al posto della fattura tradizionale cartacea: in pratica ai vari sistemi di spedizione delle fatture (via posta ordinaria, via fax, via posta elettronica come allegati in formato pdf) si è aggiunto il formato XML che permette alle PPAA di inserire direttamente direttamente nei loro sistemi contabili il contenuto delle fatture dei fornitori, senza intervento manuale.
N.B. La fattura elettronica verso le pubbliche amministrazioni è solo il modo di trasmissione di una fattura tradizionale, non sotituisce la fattura tradizionale, non ha bisogno di una numerazione differente e non esclude la conservazione della copia cartacea della fattura tradizionale negli archivi della ditta emittente.
In EasyGest creare e compilare la fattura in maniera tradizionale (Procedure -> Magazzino/Fatturazione -> Archivi -> Fatture), avendo cura di:
1) Inserire il CodicePA nell’apposito campo dell’Anagrafica Clienti/Fornitori
2) Riportare la data dell’ordine, il CIG ed il CUP (se comunicato) negli appositi campi dell’intestazione della fattura
Completata la compilazione della fattura è possibile passare alla generazione del file XML contenente i dati inseriti, in formato elettronico. Esistono due possibilità: generare e visualizzare il file generato o solamente generare il file XML da spedire
N.B. Nel caso in cui l’ente che riceve la fattura abbia indicato la necessità di Split Payement dell’IVA, ovvero che provvdera’ al pagamento solo della parte imponibile, in base a quanto stabilito dalla legge di stabilità 2015, all’articolo 1 comma 629, è necesario, prima della stampa e della generazione del file XML, spuntare la casella Split IVA nella maschera della fatturazione
ed il programma sia in fase di stampa che di creazione XML inserirà le adeguate informazioni
Premento sui pulsanti di generazione XML il programma chiederà il numero progressivo di invio, che deve esere assegnato manualmente perchè può variare in base alle risposte ottenute ad ogni invio.
N.B.
Il numero di un invio non accettato per verifica errata o respinto da parte dell’ente al quale è stato spedito non può essere riutilizzato: l’invio n.00001 della fattura 123/20XX se rifiutato deve essere rigenerato, dopo le eventuali correzoni, con il numero 00002 ed eventualmente 00003 ecc. fino a quando non venga accettato dal sistema e dal destinatario
A questo punto il file XML contenete le informazioni della fattura relativa è pronto per essere firmato digitalmente ed inviato via PEC o via Sistema di Interscambio (preferibile perchè, allo stato attuale, molti enti pubblici non sono ancora in grado di importare file XML nel proprio sistema informatico) ma prima di effettuare l’invio è buona regola verificare on-line la correttezza del file generato.
Come verificare una FatturaPA
Collegarsi al sito http://www.fatturapa.gov.it/ e selezionare Strumenti – > Utilizza
Scegliere Controllare la FatturaPA -> Scegli file
A verifica ottenuta e’ possibile controllare un altro file o firmare e spedire quello corrente. La spedizione può avvenire tramite posta elettronica certificata o Sistema di Interscambio SdI (preferibile)
Spedire una fatturaPA tramite Sistema di Interscambio (SdI)
Collegarsi al sito http://www.fatturapa.gov.it/ e selezionare Strumenti – > Inviare via Web la FatturaPa
(Sarà necessario Inserire le credenziali di accesso rilasciate dall’Agenzia delle Entrate – normalmente Cod.Fisc. + pwd modificata al primo accesso sul sito dell’agenzia delle entrate)
Selezionare il file XML precedentemente firmato e premere su Invia: verrà effettuato nuovamente il controllo di correttezza del file che verrà poi inoltrato alla PA interessat.
Dalla stessa sezione è possibile Monitorare la FatturaPA per controllare l’esito della spedizione (possono volerci anche diversi giorni). Nell’esempio ci sono fatture:
- Inoltrate: che il sistema ha controllato e spedito al destinatario
- Accettate: che il sistema ha controllato e spedito al destinatario ed il destinatario ha mandato la conferma di accettazione. Questa è la condizione finale di una fattura andata a buon fine.
- Decorrenza termini: che il sistema ha controllato e spedito al destinatario ma il destinatario non ha mandato la conferma di accettazione entro i 15 gg stabiliti. Potrebbero esserci problemi, consiglio di contattare la PA interessata
