Con l’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1 luglio 2018 per la filiera dei carburanti (esclusi i rifornimenti effettuati presso la rete distributiva) e nell’ambito dei sub-appalti di primo livello aventi come committente principale una Pubblica Amministrazione, da alcuni mesi sono cominciate a pervenire le prime E-fatture, e con esse, spesso, quelle che vengono definite “copie di cortesia”, o “duplicati” o locuzioni similari.
Di che si tratta? Sostanzialmente si tratta di fatture analogiche, diciamo “vecchia maniera”, che vengono allegate al flusso di dati della fattura elettronica, con l’intento dichiarato di agevolare il soggetto ricevente che in questo modo può avere immediatamente i dati “in chiaro”, senza necessità di convertire il file XML in un formato leggibile.
Chiariamo subito che l’invio della “copia di cortesia” non è assolutamente obbligatoria. Non solo, si tratta di una prassi che, seppure attuata con le migliori intenzioni, sta generando confusione, poiché troppi sono i soggetti che ricevono una fattura elettronica e, avendo a disposizione la copia di cortesia, pensano (male) di utilizzare tale copia per la registrazione, alla stregua di una qualsiasi copia cartacea. Questo comportamento, in caso di fattura elettronica obbligatoria, non è corretto.
Se si rientra infatti nel caso di E-fattura obbligatoria, solo la fattura elettronica è la reale fattura, ovvero il file, in formato XML, che per imposizione di norma deve transitare dal Sistema di Interscambio ed essere da questo accettato affinché la fattura si consideri emessa.
Le fatture analogiche (non elettroniche) che siamo abituati a maneggiare sono formate e recapitate nelle maniere più disparate: scritte su carta libera, oppure prodotte da software che ne consentono poi la stampa, oppure la produzione digitale (ad esempio in formato pdf) con successivo invio via posta elettronica. Non vi sono vincoli al modo in cui la fattura deve essere prodotta – salvo, ovviamente, quanto disposto dall’articolo 21 del D.P.R. 633/72 in merito al contenuto minimo della fattura stessa, oppure articolo 21 bis quanto alla fattura semplificata – e nemmeno vincolanti disposizioni sulle modalità con le quali la fattura deve essere consegnata alla controparte (a mano, via posta, ecc.).
Con la fattura elettronica innanzi tutto cambia il formato: la E-Fattura, infatti, è un insieme di dati. La fattura elettronica è un file e come tale è un insieme di bit, non è tangibile. Questo concetto, apparentemente semplice, sta alla base di tutta una serie di conseguenze successive – quali l’obbligo della conservazione sostitutiva che sarà oggetto di un prossimo intervento – ed è pertanto di basilare importanza assimilarlo.
È fondamentale infatti comprendere che è ben vero che una fattura elettronica può essere “letta” – ovvero visualizzata – ed una volta visualizzata può anche essere stampata, ma la riproduzione cartacea della E-Fattura (che si tratti di una stampa del file, oppure di una copia di cortesia) non è la fattura stessa. Di conseguenza, per esempio, laddove si dovesse procedere con un decreto ingiuntivo, che richiede la produzione delle fatture che stanno alla base della pretesa economica, una stampa del contenuto di una E-Fattura non sarà mai sufficiente. Occorrerà produrre una “copia autentica” del file, il che comporta la necessità che il file sia conservato secondo procedure tecniche precise e riconosciute come valide dalla legge affinché la copia abbia valore.
Un’altra fondamentale differenza tra le fatture analogiche e quelle elettroniche, nel nostro ordinamento, risiede nel “percorso” che il file fattura deve compiere a partire dall’emittente per arrivare, infine, al destinatario. Si tratta, infatti, di un percorso “mediato”, che vede frapporsi fra l’emittente ed il destinatario un soggetto chiave, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008).
In buona sostanza le normative che regolano la E-Fattura impongono, come abbiamo visto, la produzione di file che contengono i dati della fattura. Tali dati, peraltro, devono essere espressi secondo uno schema preciso, fissato dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018 del 30 aprile 2018. Ogni informazione, quindi, deve essere “incasellata” nel file secondo gli specifici campi che sono stati definiti dal Provvedimento, il tutto seguendo lo standard informatico XML che consente l’uniformità di lettura dei dati stessi.
Per quanto sopra, il contribuente che deve emettere fattura in formato elettronico dovrà:
- Indicare in fattura (almeno) i dati minimi richiesti dalla normativa IVA (articoli 21 e 21 bis del D.P.R. 633/72)
- Tradurre questi dati in un file Xml, nel rispetto del tracciato imposto dall’Agenzia delle Entrate. Ottenuto il file XML, entra in gioco il Sistema di Interscambio. Infatti, il file fattura non viene inviato dall’emittente al destinatario, come sino ad oggi avvenuto, bensì deve essere inviato dall’emittente al SDI.
Possiamo paragonare il SDI ad un grande magazzino che smista corrispondenza: l’emittente invia al Sistema (indicando al Sistema stesso come raggiungere poi il destinatario) ed il Sistema stesso procede con il recapito della fattura al destinatario finale.
Attenzione però: prima di procedere al recapito avviene la fase cruciale che costituisce alla fin fine la ratio dell’intera operazione di digitalizzazione fiscale. Infatti, l’Agenzia delle Entrate effettua innanzi tutto tutta una serie di controlli preliminari sulla fattura. Se i controlli vengono superati, l’Agenzia delle Entrate memorizza nei propri sistemi la E-Fattura (che solo in quel momento si considera fiscalmente esistente), e procede a recapitarla al destinatario finale.
Riassumendo, la fattura elettronica, nel nostro ordinamento è un insieme di dati codificati secondo il linguaggio Xml, espressi secondo il tracciato previsto dalle specifiche tecniche. Tali dati devono essere trasmessi al SDI e, solo laddove la fattura non venga respinta dal Sistema, si considera come emessa, diversamente la fattura non esiste.
Per quanto sopra esposto, l’eventuale “copia di cortesia” non ha alcun valore, né ai fini fiscali né ai fini civilistici. A dover essere oggetto di contabilizzazione sarà solo la E-Fattura, con data che non può essere anteriore a quella di ricevimento da parte del SDI, sulla PEC o sul canale informatico dedicato (articolo 25 D.P.R. 633/72 – Circolare 1/E/2018).