Riuscire a tenere traccia delle varie fasi del processo di vendita puo’ essere molto facile se ad ogni passaggio viene associato un documento. In molti casi esistono solo documenti parziali o relativi alla sola fase finale (bolla o fattura accompagnatoria) che pero’ non riescono a ‘raccontare’ l’intero iter di vendita.
La maniera piu’ lineare per tracciate tutto il processo, soprattutto senza dover riscrivere gli articoli e/o le prestazioni fornite ad ogni passaggio, e’ quella di partire dal Preventivo, trasformarlo in Ordine cliente, effettuare l’evasione dell’ordine generando o una Bolla o direttamente una Fattura accompagnatoria
Dal menu principale selezionare Procedure -> Preventivi/Ordini -> Archivi -> Preventivi-Ordini cliente
Quando il preventivo viene accettato si puo’ procedere alla sua conversione in ordine in maniera automatica
Ed eventualmente modificare l’ordine generato, sulla base delle richieste del cliente, piuttosto che andare a modificare il preventivo originario. Nel documento generato sara’ riportato in prima riga il numero e la data del preventivo di partenza.
N.B. inserendo la data di prevista consegna sara’ piu’ facile gestire l’organizzazione temporale dell’evasione.
Volendo e’ possibile effettuare una stampa dell’ordine de-selezionando le voci totali e prezzi, in maniera tale da ottenere una specie di ‘Scheda di lavorazione’ da utilizzare in produzione/magazzino/officina e sulla quale, nel caso sia necessario, aggiungere eventuali altre voci (siano esse relative ad articoli o prestazioni)
In questo esempio durante le fasi di preparazione/evasione dell’ordine sono state impiegate 5 ore di lavoro che vengono riportate per ‘memoria’ ovviamente senza influire sul prezzo finale concordato con il cliente
Per evadere l’ordine, quando pronto, andare in Procedure -> Preventivi/Ordini -> Elaborazioni -> Evasione Ordini cliente
Selezionando il tipo di documento da creare (nel ns. caso creiamo un Documento Di Trasporto) ed il cliente, nella schermata di sx verranno mostrati tutti gli eventuali ordini in corso. Selezionare quello interessato ed evadere tutto (o solo quanto evadibile: l’ordine restera’ aperto delle quantita’ mancanti anche se sara’ possibile consideralo evaso cmq: procedura da applicare in caso di sicura indisponibilita’ dei prodotti mancanti)
N.B. l’emissione di un Documento Di Trasporto, che portera’ la firma del cliente, contenente anche le voci aggiuntive a costo zero, non previste nell’ordine e che cmq non variano il totale della fatturazione, puo’ essere un modo per avere una conferma firmata del processo totale di evasione.
Per generare la fattura dalla (o dalle) bolla generata dall’evasione ordine andare in
Procedure -> Magazzino/Fatturazione -> Elaborazioni -> Genera fatture da bolle
Selezionare il Tipo Documento ed il periodo, premere su Esegui Selezione, controllare le bolle selezionate nell’elenco e premere in basso su Genera Fatture
Da Procedure -> Magazzino/Fatturazione -> Archivi -> Fatture visualizzare l’ultima fattura generata ed eventualmente rimuovere le righe aggiuntive non necessarie.
Nella fattura generata verranno automaticamente riportati i riferimenti all’ordine ed alla bolla relativi.